Das ERP für Vereine & Verbände
emediaone macht Ihr Vereinsleben leicht!
Mitglieder- und Vereinsverwaltung wie von Zauberhand – mit emediaone verschaffen Sie sich volle Kontrolle bei minimalem Zeitaufwand! Das ERP-System verbindet intuitive Benutzerführung mit gezielter Automatisierung Ihrer Standardabläufe. So vereinfachen Sie sich die Vereinsverwaltung umfassend und gewinnen endlich Zeit für das eigentliche Vereinsleben. Ob automatisierte Zahlungsvorgänge, Aufgabenverwaltung oder Dokumentenablage, mit emediaone schaffen Sie alles in nur einem System.
Und das Beste: emediaone passt sich zu 100 % Ihren individuellen Bedürfnissen an, denn wenn Ihr Verein wächst, wächst die ERP-Lösung einfach mit. Ob Ihre Mitgliederzahl steigt oder fällt, ob Sie klein anfangen oder nach den Sternen greifen wollen, mit emediaone haben Sie dank des skalierbaren Baukastensystems den Partner, der alles kann – und zwar immer. Eröffnen Sie sich den Kosmos der unbegrenzten Möglichkeiten!
Damit Sie mit emediaone rundum zufrieden sind und genau das bekommen, was Sie wirklich brauchen, profitieren Sie von unserer Prozessberatung durch erfahrene Mitarbeiter. In regelmäßigen Onboarding-Terminen sorgt Ihr persönlicher Ansprechpartner dafür, dass alle Fragen schnell und umfassend beantwortet werden. So steht der optimalen und schnellen Verwaltung Ihres Vereins oder Verbandes nichts mehr im Wege.
Entdecken Sie jetzt Module aus unserem ERP-Baukasten, die andere Vereine bereits erfolgreich einsetzen!
Customer Relationship Management:
Mitgliederkontakt visionär gestalten
In der Mitgliederverwaltung haben alle Beteiligten Zugriff auf relevante Informationen zu Mitgliedern, Kontakten, Partnern und Dienstleistern.
Die Historie stellt E-Mails, Verträge, Gesprächsprotokolle und andere wichtige Kontaktdokumente lückenlos zur Verfügung, damit auch im Fall von Urlaub, Krankheit oder Vorstandswechsel jeder auf dem aktuellen Stand ist. Dadurch schaffen Sie eine solide Basis für die umfassende Betreuung Ihrer Mitglieder.
Sie möchten Ihre Vereinsmitglieder auch unterwegs kontaktieren? Dann synchronisieren Sie bei Bedarf die gesamte Datenbank auf Ihr mobiles Endgerät. Zudem können Sie jederzeit gezielt Datensätze importieren und exportieren.
Verkaufsziele halten Sie am besten visuell im Blick. Hier wirkt die moderne Sales-Pipeline wahre Wunder, denn sie dokumentiert jeden Schritt im Sales-Funnel.
Der integrierte Umsatz-Forecast prognostiziert zudem, ob und mit welchem Umsatz Sie beim jeweiligen Kunden einen Geschäftsabschluss zu erwarten haben. Insbesondere für Vereine und Verbände, die mit Fundraising und großen Spendengebern arbeiten, ist diese Vertriebsunterstützung Gold wert.
Machen Sie Ihren Erfolg messbar – und steigern Sie ihn, indem Sie Ihre Ressourcen für genau die Vorhaben einsetzen, die die besten Chancen versprechen.
Ob Sie die Öffentlichkeit mit Informationen versorgen oder Mitglieder über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden halten wollen, im Vereinsleben ist ein Newsletter fast schon Pflicht.
Der Modulbaustein Newsletter bietet Ihnen zu diesem Zweck vollen Komfort beim Erstellen und Versenden der Neuigkeiten. Einfach Empfängergruppe auswählen und entscheiden, ob die Nachricht per E-Mail oder SMS gesendet werden soll – schon ist Ihre Zielgruppe auf dem neuesten Stand.
So inspirieren Sie in nur wenigen Klicks, statt mühselig Adressen zusammenzusuchen. Ein echter Zeitsparer!
Finanzwesen / Buchhaltung:
Fokus auf das Wesentliche
Finanzwesen leicht gemacht: Mit emediaone erledigen Sie Ihre Vereinsfaktura schnell und effizient. Ob Schriftverkehr, Vertragsverwaltung, Überweisungen oder Mahnwesen, hier ist alles für ein leichtes Finanzwesen drin. Damit Sie alle Daten optimal bearbeiten und archivieren können, werden diese lückenlos, zentral und GoBD-konform erfasst.
Der Vorteil dieser vereinheitlichten Buchhaltung: Sie automatisieren Routineaufgaben, um sich Zeit für andere Aufgaben zu verschaffen. Zudem vermeiden Sie typische Fehler, da emediaone Ihnen vieles abnimmt. Erfassen Sie Projektzeiten in Ihrem Verein, um diese extern abzurechnen? Dann kombinieren Sie die Faktura mit dem Baustein Zeiterfassung, um die entsprechenden Beträge mit nur einem Klick einzufordern.
Sparen Sie gleichzeitig Zeit und Geld in Ihrer Buchhaltung! Das geht leicht, indem Sie Ihre Rechnungen automatisch in Buchungen für Ihren Steuerberater verwandeln. Denn auf diese Weise müssen Sie keinen einzigen Beleg mehr suchen und sind schnell mit der Buchhaltung fertig.
Auch Ihr Steuerberater kann effizienter arbeiten, da er alle Unterlagen gesammelt erhält. So wird Ihr Anliegen schneller bearbeitet – was wiederum geringere Kosten für Sie bedeutet. Eine Win-Win-Situation!
Ob Mitgliedsbeiträge, Mietzahlungen oder Zuschüsse – der Zahlungsverkehr Ihres Vereins kann beeindruckende Dimensionen annehmen. Mit dem passenden Modulbaustein erleichtern Sie sich auch diesen Teil Ihres Finanzwesens maßgeblich.
Hier werden alle Ein- und Ausgangszahlungen von der Bank oder PayPal ohne Aufwand eingelesen. Bezahlte Posten hakt das System automatisch ab, weil alle Rechnungen direkt mit den Zahlungseingängen auf dem Vereinskonto verglichen werden. Sogar Teilzahlungen und Zahlungen mit mehreren Rechnungsbeträgen werden zuverlässig erkannt.
Sie können auch Ausnahmen für diese standardmäßigen Zuordnungen bestimmen. Oder Sie legen automatische Buchungssätze für regelmäßige Banklastschriften wie Strom, Miete oder Darlehen an.
Projektmanagement:
Voller Durchblick garantiert
Vereinsvorhaben strukturiert anzugehen, kann eine Herausforderung sein. Doch mit dem Modulbaustein Projekt- und Aufgabenplanung bringen Sie Ordnung ins Chaos.
Hier finden Sie die verantwortlichen Personen, Termine, Prioritäten und Statusmeldungen zu gemeinsamen Projekten an zentraler Stelle. So bewahren Sie sich die Übersicht über alle anstehenden Vorhaben und können diese noch zielstrebiger angehen – denn Ihre Zeit ist kostbar.
Sie möchten Versammlungen, Sitzungen oder ganze Events für die Öffentlichkeit planen und verwirklichen? Dann finden Sie im Modulbaustein Eventmanagement die ideale Unterstützung dafür.
Teilnehmer tragen Sie bequem über das Kontaktmodul ein oder ermöglichen ihnen die Anmeldung über ein Formular auf der eigenen Website.
Alle wichtigen Infos wie Ort, Zeit und Ziel des Events erhalten alle Teilnehmenden zentral auf der Eventplattform. Sie als Organisator bekommen dabei die Übersicht über bisherige Eventinteressen und Teilnahmen, sodass Sie mit dem Modulbaustein Newsletter gezielt für ähnliche Veranstaltungen werben können. Die praktische Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass kein Interessent die Versammlung vergisst.
Für alle, die weitere Planungsdarstellungen fürs Projektmanagement wünschen, bietet die Projekt-Pipeline eine wunderbare Option. Mit diesem Baustein erhalten Sie Zugang zu einer Kanban- und Gantt-Ansicht für Ihre laufenden Projekte.
Visualisieren Sie Ziele und Fortschritte, um alle Beteiligten für Ihre Vorhaben zu motivieren. Sie werden sehen: Es lohnt sich!
Erfassen Sie in Ihrem Verein oder Verbund Projektzeiten oder möchten damit beginnen? Dann halten Sie Ihre Zeiten direkt im ERP-System nach! Erfassen Sie geleistete Aufwände lückenlos und bequem, sodass Sie jederzeit sehen können, welcher Arbeitsschritt wie lange gedauert hat. So können Sie beispielsweise Leistungen punktgenau abrechnen.
Unser Tipp: Kombinieren Sie die Projektzeiterfassung mit dem Baustein Finanzwesen/Buchhaltung, um die erfassten Zeiten ganz automatisch in Rechnung zu stellen.
Warenwirtschaft:
Vorhang auf für mehr Effizienz
Hervorragende Organisation für Produkte und Güter in Ihrem Verein: Das emediaone Lagermanagement erledigt die Arbeit für Sie!
Alle Artikel werden von Ihnen zentral hinterlegt und mit allen wichtigen Daten ausgestattet. Versenden Sie etwas aus Ihrem Sortiment, sehen Sie jederzeit den aktuellen Pack- und Versandstatus. Zudem behalten Sie die Übersicht darüber, was wo lagert. Sogar die Pickwege innerhalb der Lager lassen sich mühelos optimieren.
Erfassen Sie alle Sachgüter schnell und unkompliziert mit dem Modulbaustein Inventur! Dank der Warenprüfung sichern Sie sich und Ihren Mitgliedern maximale Qualität – sowohl bei ein- als auch bei ausgehenden Waren.
In der transparenten Echtzeit-Anzeige sehen Sie zudem Ihren aktuellen Bestandsstatus. So prüfen Sie mit Leichtigkeit, ob Ihr Inventurergebnis mit den Buchbeständen übereinstimmt. Das hilft nicht nur bei großen Lagern, die für den Versand ausgerüstet sind, sondern beispielsweise auch beim Managen der Bestände in Ihrem Vereinsheim.
Welche Produkte sollten Sie wann und in welcher Menge auf Lager haben? Das verrät Ihnen die Lieferantenverwaltung auf einen Blick. Basierend auf Daten aus der Vergangenheit errechnet das ERP-System genau, wie die Bestände sein sollten, um besonders wirtschaftlich zu agieren.
Ihre eigenen Artikel können Sie problemlos mit den dazugehörigen Lieferantenartikeln verknüpfen, um Einkaufskonditionen, die Höhe der Marge und Informationen zu den angebotenen Produkten im Auge zu behalten.
Umsätze rauf, Fehlbestände runter – und das nur dank des Modulbausteins Produktion. Er unterstützt Sie dabei, wirtschaftlich und vorausschauend neue Produkte zu planen. Ermitteln Sie Bedarfsmengen automatisch und behalten Sie den aktuellen Stand im Blick. Auf Wunsch bestellen Sie mit diesem Baustein sogar direkt beim Produzenten nach.
Das System ist ideal, wenn Sie nicht nur Ihre Ressourcen, sondern auch Ihren Lagerplatz effizient einsetzen möchten!
E-Commerce:
Erfolgreich handeln
Sie wollen einen vereinseigenen Onlineshop starten? Nutzen Sie die Stärken von emediaone und erledigen Sie das direkt über diesen Modulbaustein. Der Vorteil: Sie verwalten alles aus nur einem System – vom individuellen Look über die Suchmaschinenoptimierung bis zum responsiven Design.
Unbegrenzt viele Artikel und Varianten eröffnen Ihnen eine Welt der grenzenlosen Möglichkeiten. Verschiedene Zahlungsoptionen sind dabei von Anfang an in Ihrem Shop integriert – ebenso wie die Unterstützung mehrerer Sprachen, der automatische Rechnungsversand, eine DHL-Anbindung und viele weitere Automatisierungsfunktionen. Das schafft Ordnung, spart Zeit und macht richtig Spaß!
Die Zeiten von umständlichem Abrechnen sind vorbei – mit dem Online-Kassensystem wappnen Sie Ihren Verein für die Zukunft! Der Modulbaustein greift live auf die Produkt- und Lagerbestände der Warenwirtschaft zu, sodass zahlreiche Prozesse vollautomatisch und ohne Ihr Zutun ablaufen.
Der Bestand aller Waren passt sich automatisch an, sobald ein Artikel über die Kasse ausgegeben wird. Ist das Lager leer, lässt sich das Produkt nicht mehr im Shop bestellen. Außerdem praktisch: Retouren- und Rabattfunktion, Kassenabschluss und vollständige Umsatzberichte.
Mit emediaone können Sie nicht nur einen Webshop erstellen, sondern auch Ihren bestehenden Shopify-Shop bequem anbinden. So verwalten Sie alle ERP-Prozesse strukturiert von einer Plattform aus.
Dafür sorgt die intelligente Schnittstelle, die Bestands- und Bewegungsdaten wie Artikel, Bestellungen und Kontakte zwischen Shopify und emediaone synchronisiert. Belege, Rechnungen und Lieferscheine können ebenfalls automatisch erzeugt werden. So sparen Sie jede Menge Zeit beim Verwalten, ohne Ihren Shop komplett umzuziehen. Clever!
Besitzen Sie bereits einen Shopware-Onlineshop? Dann verbinden Sie ihn ohne Mühe direkt mit emediaone! Die intelligente Schnittstelle sorgt dafür, dass alle Bestands- und Bewegungsdaten automatisch zwischen beiden Systemen synchronisiert werden.
So managen Sie alle Vorgänge zentral über Ihr ERP-System – von Bestandsdaten wie Artikeln und Kontakten bis hin zu Bestellungen. Belege, Rechnungen und Lieferscheine werden ebenfalls automatisch erstellt, sodass Sie alle Vorteile einer einheitlichen Lösung genießen, ohne Ihren Shop umziehen zu müssen.
Dokumentenverwaltung:
Zentral, strukturiert, digital
Dokumenten-verwaltung:
Zentral, strukturiert, digital
Alle Dokumente zentral gesammelt, digitalisiert und übersichtlich sortiert – das ist das Datenmanagement der Zukunft! Mit dem Modulbaustein Dokumentenablage hinterlegen Sie Unterlagen duplikatfrei und sicher für alle oder ausgewählte Mitglieder und Gremien. Zum einfachen Wiederfinden lässt sich alles verschlagworten sowie Mitgliedern, Kunden oder Partnern zuordnen.
Selbst im Fall längerer Abwesenheit oder beim Amtswechsel stehen so alle wichtigen Dokumente lückenlos zur Verfügung. Zudem digitalisieren Sie Ihre Abläufe und sparen dadurch nicht nur Zeit, sondern tun auch der Umwelt etwas Gutes.
Füllen Sie Angebote, Verträge, Briefe und mehr automatisch mit den Details aus Ihrer Mitgliederverwaltung: Der Formularassistent erstellt mit wenigen Klicks korrekte Dokumente für Sie.
Dadurch vermeiden Sie nicht nur Fehler, sondern sparen auch eine Menge Zeit – schließlich wollen Sie nicht mühsam Namen und Zahlen zusammensuchen und -kopieren, sondern aktiv am Vereinsleben teilnehmen. Machen Sie sich das Leben leicht!
Individuelle Schreiben aufsetzen und direkt verschicken? Die integrierte Textverarbeitung regelt das! Ob Vereinskorrespondenz oder Mitarbeitervertrag, mit diesem Modulbaustein verfassen Sie Ihre Schriftstücke direkt im ERP-System. Dies verschafft allen berechtigten Mitgliedern Zugang zu einer einheitlichen Lösung, die sich an Ihrem Vereinsdesign orientiert.
Bei Bedarf können die Dokumente direkt mit Daten aus dem System gefüllt werden. Zudem stehen ein PDF-Export sowie der sofortige E-Mail-Versand für maximale Effizienz zur Verfügung.
Teamwork:
Zusammenarbeit mit System
Nutzen Sie den Kalenderbaustein zum Planen von internen Sitzungen und Besprechungen! Hier erhalten Sie den vollen Überblick über alle anstehenden Termine, können Meetings einstellen, verschieben oder absagen. Des Weiteren finden Sie eine Erinnerungsfunktion.
So gewinnen Sie nicht nur Klarheit durch eine einheitliche Lösung, sondern haben Ihre Besprechungen auch unterwegs im Griff. Denn die intelligente Schnittstelle synchronisiert den Kalender mühelos auf Ihr mobiles Endgerät.
Sie beschäftigen Mitarbeiter in Ihrem Verein? Dann müssen Sie in Kürze deren Arbeitszeit erfassen, weil das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden hat, dass die Arbeitszeiterfassung nach Vorbild der EU-Gesetzgebung in Deutschland Pflicht werden muss. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, können Sie die entsprechenden Arbeitszeiten direkt in emediaone eintragen.
Das ERP-System erfasst per Start-Stopp-Funktion oder durch Ein- und Ausloggen alle Zeiten ohne großen Aufwand. Sie wollen, dass Ihr Team auch mobil seine Arbeit erfassen kann? Dann wählen Sie einfach die Service-App dazu.
Für interne Aufgaben wie Projekte in einzelnen Gremien benötigen Sie ein System, um To-dos strukturiert zu erfassen. Optimal unterstützt Sie hier der Modulbaustein Aufgabenmanagement.
Erstellen Sie Aufgaben, weisen Sie sie Bearbeitern zu und schalten Sie allen Berechtigten Zugriff auf relevante Tätigkeitsfelder frei. Ist dies geschehen, lassen sich Fortschritte, Enddaten und weitere Informationen von den Verantwortlichen einfügen und sind danach für alle einsehbar. Auf diese Weise planen Sie Vereinsaufgaben zielsicher und transparent – und können sich auf bahnbrechende Ergebnisse freuen.
Erfolg, den man spüren kann – und messen.
Das sagen unsere Kunden
Christel Dartmann
Westfälisches Pferdestammbuch e.V.
Für die Zukunft haben wir beschlossen, auch weitere Aspekte des unternehmerischen Handelns über emediaone abzubilden, wie zum Beispiel das Thema Controlling.”
Rolf Neumann,
Geschäftsführer, H & N Energien GmbH
Anne Wördemann,
Geschäftsführerin, StoeMa Industrievertretung GmbH & Co. KG
Fatih Yetgin,
Geschäftsführer, Licht + Planung GmbH & Co. KG
Ihr kostenfreies Erstgespräch
1. Schritt:
Startklar im Handumdrehen:
Vereinbaren Sie jetzt Ihren Wunschtermin für ein erstes Gespräch. Dazu wählen Sie im Kalender einfach Datum und Uhrzeit aus.
2. Schritt:
Inspirierend von Anfang an:
Im telefonischen Erstgespräch analysieren wir gemeinsam Ihre aktuelle Situation: Ist emediaone das Ass im Ärmel, um Ihre Herausforderungen zu bewältigen?
3. Schritt:
Die Show kann beginnen:
In einem kostenlosen Strategiegespräch zeigen wir Ihnen emediaone in der Demo und besprechen, mit welchen Bausteinen wir Ihr Business am besten voranbringen können.