Die Zielstellung

Im Jahr 2021 entschied sich die VcG, ihre IT-Infrastruktur neu aufzusetzen. Ziel war es in erster Linie, die Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, manuelle Vorgänge auf ein Minimum zu reduzieren, die Digitalisierung voranzutreiben und die anfällige, fragmentierte Software-Landschaft durch ein robustes, leistungs- und zukunftsfähiges System zu ersetzen. Die Wahl fiel auf die ERP-Software emediaone.

 

Die Umsetzung

Phase 1: Analyse, Erstellung eines Pflichtenheftes

Voraussetzung für die erfolgreiche Umstellung auf das neue Software-System war zunächst die genaue Analyse der wichtigsten Geschäftsprozesse und Funktionseinheiten. Unter Mitwirkung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der VcG wurden in einzelnen Projektteams die bestehenden Kernprozesse sowie die gewünschten Optimierungen in einem Pflichtenheft beschrieben. Dazu gehörten in erster Linie:

• die Mitgliederverwaltung und -kommunikation,
• die Eventabwicklung,
• die Zahlungs- und Buchhaltungsprozesse,
• die Website der VcG (inkl. Golfplatz-, Event- und Angebotssuche; Online-Magazin),
• der passwortgeschützte Online-Mitgliederbereich (inkl. Shop, Angebotssuche) sowie
• das Content-Management-System für die Verwaltung von Inhalten (Online-Magazin, News, Angebote, Events).

 

Phase 2: Entwicklung und Testing

In der zweiten Phase wurden auf Basis des Pflichtenheftes die identifizierten Prozesse und Funktionseinheiten in die entsprechende Module von emediaone abgebildet und programmiert. Durch das Baukastensystem von emediaone konnte dieser Schritt sehr effizient erfolgen. Die Website und der Online-Mitgliederbereich wurden nach Vorgabe eines von einer externen UX-Agentur kreierten Designs gestaltet. Durch die regelmäßige und enge Abstimmung zwischen den einzelnen Projektteams der VcG und den Projektverantwortlichen auf Seiten von emediaone konnten Reibungsverluste vermieden und eine effiziente Zusammenarbeit sichergestellt werden. Die einzelnen Module wurden im Vorfeld von der VcG priorisiert und in Abhängigkeit ihrer Relevanz von emediaone nacheinander entwickelt. Sobald die Module in einer ersten Fassung erstellt waren, wurden sie von den VcG-Projektteams ausgiebig getestet. Auf diese Weise konnten von den Entwicklerinnen und Entwicklern in einem agilen Arbeitsprozess nicht nur laufend Anpassungen und Korrekturen vorgenommen, sondern bis zur endgültigen Freigabe der Module auch ein hohes Maß an Qualität sichergestellt werden.

 

Phase 3: Migration

Nach einer zweijährigen Entwicklungs-, Test- und Schulungsphase konnte die Migration auf das neue Software-System vollzogen werden. Dank der umfangreichen Qualitätssicherung und einer exakten Migrationsplanung verlief die Umstellung reibungslos.

 

Das Ergebnis

Mit der Einführung von emediaone bei der VcG konnten:

• die zentralen Geschäftsprozesse verschlankt, vereinfacht und beschleunigt,
• manuelle Arbeiten durch Automatisierungen ersetzt,
• die Digitalisierung von analogen Vorgängen vorangetrieben,
• der interne Datenverwaltungs- und Pflegeaufwand reduziert,
• das Angebot von digitalen Mitgliederservices erweitert und
• die Usability der Website sowie des Online-Mitgliederbereichs maßgeblich verbessert werden.

 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass in den wesentlichen Unternehmensbereichen nicht nur die Prozessgeschwindigkeit, sondern auch die Arbeitsproduktivität erhöht werden konnten. Interne Abläufe, die vorher mit mehreren Arbeitsschritten und manuellen Eingaben verbunden waren, konnten digitalisiert und zu einem überwiegenden Teil automatisiert werden. Zudem wurden durch die Optimierung und Erweiterung der digitalen Mitgliederangebote die Serviceleistung und das Usererlebnis verbessert. Gleichzeitig hat sich durch die Migration auf die zukunftsfähige ERP-Software emediaone die Robustheit der ehemals fragilen Software-Landschaft erhöht.

Das Team von der VcG und der EMEDIAGROUP vor dem Karlsruher Schloss (April 2024)
 

Aufgrund der engen und erfolgreichen Zusammenarbeit der letzten drei Jahre setzt die VcG auch in Zukunft auf die Expertise von emediaone und freut sich darauf, weitere Projekte gemeinsam umzusetzen.